英語の依頼メールでは「何について」「何をお願いしたいか」「いつまでに必要か」を、相手がすぐ判断できる順番で書きます。
基本は５つの順番で書く
①件名、②宛名と簡単な背景、③具体的な依頼、④必要な期限、⑤お礼と署名。この順番にすると、初めて連絡する相手にも用件が伝わりやすくなります。長い自己紹介は必要な場合だけ加えましょう。
「お願いできますか」を丁寧に伝える
Could you please ...? は、相手にしてほしい行動を直接伝えられる、使いやすい表現です。I would appreciate it if you could ... も丁寧ですが、毎文使うとくどくなります。重要な依頼に一度使えば十分です。
Could you please send me the latest price list?
最新の価格表を送っていただけますか。
Could you let me know whether the property is still available?
その物件が現在も紹介可能か教えていただけますか。
そのまま使える、見積もり依頼の例文
商品名やサービス名、必要な数量、希望時期を自分の状況に置き換えてください。相手にまだ面識がない場合にも使える形です。
Subject: Request for a quotation — [service or product]
Dear [Name or Team],
I am writing to ask about [service or product]. Could you please send me a quotation for [quantity or scope]?
It would also be helpful to know the estimated delivery date and any additional fees. If possible, could you reply by [date]?
Thank you for your time. I look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your name]
日本語にすると、「［サービス・商品］について問い合わせます。［数量・内容］の見積もり、納期と追加費用を教えてください。可能でしたら［日付］までにお返事をお願いします」という内容です。by [date] は「その日までに」という意味です。
期限を伝えるときは理由も添える
返事が必要な日が決まっている場合は、If possible, could you reply by Friday? のように書けます。なぜ急ぐかを伝えられるなら、We are finalizing our schedule next week.（来週予定を確定します）と一文添えると、相手も判断しやすくなります。期限がないなら無理に指定する必要はありません。
送る前に確認したい３点
英語で完璧な文章を書こうとするより、短く正確に伝えることが大切です。返事が来たら、相手の質問に順番に答える形で会話を続けましょう。